为进一步加强干部人事档案管理工作，提高干部档案质量和管理水平，落实中央从严管理干部的要求，根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（2009年修订）和《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号）精神，现就加强干部档案规范化管理提出以下意见：
一、严格按要求形成干部档案材料，做好档案材料的收集补充
严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作。干部档案材料形成部门要增强档案意识和责任意识，提高干部档案材料形成的质量。凡需归档的干部档案材料必须做到内容真实、填写完整、手续齐全，符合归档要求；各级干部要严肃对待个人档案，如实填写有关材料。人事档案部门要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动索要应归档的人事档案材料。干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交人事处（组织统战部）归档。
二、认真做好干部人事档案材料鉴别工作，准确把握归档范围
严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核。归档材料必须是办理完毕的正式材料，要求真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案。符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。对不必存入干部档案的材料，应根据相关规定，详细登记报批后，区别不同情况，予以销毁或退回。人事档案部门要按照有关文件要求，历史地、辩证地分析鉴别干部人事档案材料，慎重对待材料取舍，做到鉴别准确，取舍得当。
三、严格干部档案查借阅制度，确保干部档案的安全保密
人事档案部门既要增强服务意识，搞好干部档案的查借阅服务，充分发挥干部档案的作用，又要坚持查借阅制度，确保干部档案安全、保密。因工作需要了解干部情况的，在填写《干部档案查阅审批表》并经审批同意后，方可查阅干部档案。查（借）阅干部人事档案必须是中共党员，任何个人不得查(借)阅本人及其亲属的档案。查（借）阅档案时，人事档案部门应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记。查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容。查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容。人事档案部门应建立查借阅登记表册，每次查借阅情况都应由查借阅人详细登记。人事档案部门不得泄露查借阅单位或部门的查借阅理由或用途。
四、规范干部档案及材料转递制度，及时归档干部档案材料
干部人事档案转递工作要做到及时、准确、安全。人事档案部门应在干部工作调动或职务变动后1个月内完成档案的整理、转出工作，并严格履行相应的审批、登记程序。干部档案材料转递前，转出单位应将有关干部档案材料收集齐全，并对档案进行规范整理。干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带。转入单位收到材料并清点无误后，应及时填写《转递通知单》回执，加盖印章，及时退回转出单位。干部档案材料转递前应登记入册，转递时交接双方应当面清点档案材料并签名，登记表册应妥善保管，存档备查。
五、严格执行干部人事档案检查核对统计制度，确保档案信息真实准确
建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案。提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库。干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止错放或缺少材料。整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。严禁在干部年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等方面弄虚作假，确保档案信息真实准确。严格执行《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41号），对干部的出生日期要进行认真核对、确保无误，凡已经组织认定而干部本人又要求更改出生日期的，均不再办理。
六、推进干部档案信息化建设，提高干部档案管理效率和服务水平
人事档案部门要增强信息化意识，加快干部档案信息化建设。积极运用档案管理软件，辅助做好干部档案的日常管理；运用信息管理软件，建立干部信息库。创新干部档案管理的方法和手段，积极推进档案数字化，不断提高管档水平，为干部任免、干部统计和日常管理工作服务。
七、严格落实干部档案工作责任制，实现干部档案管理规范化
人事档案部门要以实施干部档案工作目标管理和开展干部档案审核为抓手，经常开展对干部档案工作的专项检查，促进干部档案管理的经常化、规范化和科学化。严格执行《党政领导干部选拔任用工作责任追究办法（试行）》《档案管理违法违纪行为处分规定》等规定，对在干部档案工作中弄虚作假的，存在隐情不报、把关不严的，要追究当事人和有关人员的责任。
八、强化人事档案管理人员职责，加强干部档案管理队伍建设
选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中共党员从事干部档案工作。强化责任意识，加强业务培训，不断提升管档人员的个人修养、业务水平及工作能力，进一步加强干部档案管理队伍建设。
